Volg ons:

Klantverhaal: Gemeente Almelo – Een Stevige Basis voor Contractmanagement

Achtergrond

Eind 2023 ging de Gemeente Almelo aan de slag met een ambitieuze opdracht: het opzetten van een solide basis voor contractmanagement binnen het sociaal domein. De uitdaging was groot. Er ontbrak door omstandigheden een duidelijke structuur: processen waren niet vastgelegd, een contractmanagementsysteem ontbrak, de bemensing was niet op orde en het ontbreken van een duidelijke afbakening van de rol en verantwoordelijkheden leidden tot onduidelijkheid in de uitvoering.

Met deze situatie was het risico op inefficiënt werken en miscommunicatie groot, zowel tussen interne afdelingen als met externe partners. Gemeente Almelo besloot daarom om contractmanagement niet alleen opnieuw op te zetten, maar ook de rol van de afdeling contractmanagement te benadrukken/solide neer te zetten als een essentiële schakel in de uitvoering van het sociaal domein.

De belangrijkste doelen van de Gemeente Almelo voor deze opdracht:

  • Het opstellen van een helder contractmanagementproces en een gestructureerde administratie voor contractmanagement.
  • Een duidelijk functieprofiel en rolverdeling voor contractmanagers.
  • Een solide en efficiënte samenwerking tussen interne afdelingen en externe partners zoals de regio en zorgaanbieders.

Om deze doelen te bereiken, zijn drie kerngebieden vastgesteld: de inzet van extra capaciteit, de implementatie van nieuwe tooling, werkproces en functieprofiel en een gerichte kennisoverdracht naar nieuwe medewerkers.

De Samenwerking en Organisatie

De samenwerking tussen het YouBasics-team en Almelo was constructief en goed afgestemd op de informele cultuur van de gemeente. Het team werd vormgegeven door projectleider Sean van de Velde en contractmanagers Peter Veldman, Jasmijn Heinen en Anne Marije Schenkel.

Het implementeren van de nieuwe insteek en het proces vereiste intensieve afstemming met diverse afdelingen en teamleiders, zodat alle betrokkenen dezelfde doelen nastreefden en mogelijke risico’s tijdig konden signaleren. Door het vraagstuk gezamenlijk aan te pakken en open te communiceren, werd het mogelijk om eventuele weerstand binnen de organisatie om te zetten in begrip en samenwerking.

Jonathan Scheeres is als teammanager Kwaliteit verantwoordelijk geweest voor de contractmanagers en prijst de pragmatische, oplossingsgerichte instelling van YouBasics:

“De collega’s hadden weinig tijd nodig voor een inwerkperiode, waardoor ze vrijwel direct aan de slag konden gaan. Het team is deskundig, oplossingsgericht en prettig in omgang. De juiste mensen werden ingezet om het contractmanagement op een stevig fundament te plaatsen.”

Resultaten en Impact

De inspanningen van YouBasics hebben bijgedragen aan een stevige basis voor contractmanagement binnen de Gemeente Almelo. Enkele concrete resultaten van het project zijn:

  • Een helder, gestroomlijnd werkproces en een gedegen administratie van het contractmanagement.
  • Een duidelijk functieprofiel voor de nieuw geworven contractmanagers, dat helpt bij het structureren van verantwoordelijkheden en verwachtingen.
  • Een stabiel en flexibel contractmanagementsysteem dat gereed is om op toekomstige regionale ontwikkelingen in te spelen.
  • Een goede relatie en samenwerking met zowel interne als externe stakeholders.

Gemeente Almelo en het YouBasics-team kijken terug op een succesvol project waarbij de basis van het contractmanagement van de grond af werd opgebouwd. Waar eerder de organisatie over onvoldoende middelen en structuur beschikte, staat er nu een robuust systeem dat voldoet aan de behoeften van de gemeente en haar partners in het sociaal domein.

Jonathan Scheeres; 

Ik kan andere gemeenten de samenwerking met YouBasics zeker aanbevelen. Zij onderscheidt zich door het hoge kennisniveau van de adviseurs en de transparante en positieve samenwerking en communicatie.”

Sean van de Velde en Anne Marije Schenkel:

“Het vertrouwen van Gemeente Almelo en haar medewerkers stelde ons in staat om samen te werken op een manier die het maximale resultaat opleverde. Dit vertrouwen was de sleutel tot het succes van dit project. We wensen de Gemeente Almelo en haar medewerkers alle goeds. Ook blijven we zeker bereikbaar voor de Gemeente Almelo voor vragen en ondersteuning in de toekomst.”

Deel dit bericht:

Meer kennis