Wel zo overzichtelijk: Een centrale plek voor contracten én bijbehorende afspraken

Het sociaal domein is wezenlijk anders dan de andere domeinen binnen de gemeente. Dit zorgt voor een andere behoefte voor medewerkers. Zeker als het gaat om contractmanagement. Anders dan in bijvoorbeeld het fysieke domein, beheert een kleine gemeente in het sociaal domein al gauw een kleine twee honderd contracten. Zonder systeem raakt men hierin snel het overzicht kwijt, waardoor je risico loopt belangrijke afspraken uit het oog te verliezen.

Ook voor zorgaanbieders geldt dat zij, zeker met de decentralisatie naar gemeenten, tal van contractafspraken moeten beheren, maar deze vaak niet via een contractmanagementsysteem worden beheerd.

Wat we veel zien bij organisaties is dat zij zich beperken tot de organisatorische mappenstructuur. Hierdoor ontstaat een overload aan informatie op moeilijk vindbare plekken en moeten contractmanagers soms wel twintig keer doorklikken om bij het juiste document te komen. Dit is niet alleen onnodig tijdrovend, maar ook een hele ineffectieve manier van werken. Zo ook in het geval van gemeente X, waar het grootste gedeelte van de contractuele afspraken en vastlegging van contacten met de contractpartners binnen het sociaal domein worden vastgelegd in de centrale map: Contractbeheer.

Voordeel? Het gehele team kan bij deze map en op die manier zoeken naar stukken. Nadeel? Over de jaren heen hebben verschillende collega’s mappen en is een wirwar aan mappen ontstaan, waarvan niet meer duidelijk is wat waar is vastgelegd. Daarnaast geeft dit geen makkelijk overzicht door beperkte zoek- en selectiefuncties.

Zie onderstaande illustratie als voorbeeld:

 

YouBasics kan hier een oplossing voor bieden. In de basis biedt YouBasics overzicht in alle contracten, addenda en aanvullende afspraken met contractpartijen. Daarnaast helpt YouBasics met effectief contractmanagement doordat acties kunnen worden gekoppeld aan specifieke onderdelen van een contract. Hierdoor hoeft men niet verschillende documenten naast elkaar te openen of documenten te voorzien van opmerkingen en verwijzingen. Zo kan men makkelijk navigeren door een contract, de voortgang controleren en managen.