Weten waar je staat? Het begint bij het creëren van overzicht

“Over de nut en noodzaak van een contractmanagementsysteem in het sociaal domein”

Geen alternatieve tekst opgegeven voor deze afbeelding

Overzicht is essentieel voor het kunnen creëren van inzicht. Maar is overzicht dan echt zo belangrijk? Ja, dat is het! Want zonder overzicht weet je niet waar je staat en kun je niet sturen.

Stel je voor: je moet een huis bouwen, maar hebt totaal geen ervaring. De opdracht: zorg voor de juiste materialen om mee te bouwen en de juiste mensen die het kunnen bouwen, bouw het huis binnen een bepaalde periode en zorg ook nog eens dat alles binnen budget gebeurd. Een behoorlijke opgave waarbij je waarschijnlijk in eerste instantie denkt: hoe kan ik dit ooit bolwerken? Om de bouw van het huis te stroomlijnen maak je planningen, afspraken met aannemers etc. Om dit allemaal goed te kunnen managen heb je een manier nodig om overzicht te houden, met als doel: inzicht krijgen in waar je staat.

Sinds de decentralisatie zijn gemeenten verantwoordelijk voor jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning. Het doel? Zorgen dat inwoners die dat zelfstandig even niet kunnen de juiste hulp en ondersteuning krijgen. Je kunt deze opgave vergelijken met het bouwen van een huis, zonder enige ervaring.

Gemeenten hadden geen ervaring met jeugdhulp, maar moeten wel zorgen voor het maken van afspraken met de verschillende partijen die allemaal een onderdeel van het huis kunnen vormgeven. Dit alles moet binnen een zeer krap budget. Zodra de bouwplannen (in dit geval de beleidskaders) er liggen kan worden begonnen met het zoeken van de juiste partijen voor de bouw (inkoop en contractering). Vervolgens start de bouw. Hier wordt het cruciaal. Tijdens de bouw is goed management vereist om te zorgen dat alles conform afspraak verloopt: het contractmanagement. Zonder goed contractmanagement geen garantie op een goed huis.

Goed contractmanagement helpt je dus bij het behalen van doelen en geeft inzicht in de voortgang. Maar als met tientallen of zelfs honderden partijen afspraken zijn gemaakt, hoe behoudt je dan overzicht?

Het antwoord is simpel. Wat je nodig hebt is een goed contractmanagementsysteem!

Door gemaakte afspraken, voortgang en contractpartijen bij elkaar op te slaan en te beheren vanuit een systeem ontstaat overzicht. Daarnaast werkt het sneller, omdat je informatie beter en sneller terugvindt en voorkom je verlies van informatie. Je hebt alle contractpartijen centraal en vanuit daar per contractpartij de verschillende afspraken inzichtelijk. Wanneer ook nog contactmomenten (telefonische afstemming, acties uit overleggen, etc.) kunnen worden vastgelegd, is van A-Z het verloop binnen een contract overzichtelijk, en inzichtelijk. Daarmee kun je beter sturen op de kwaliteit van je huis.

Dit overzicht en inzicht heeft twee grote voordelen:

  1. Je hebt de juiste informatie altijd beschikbaar.
  2. Je borgt informatie op een centrale plek, waardoor deze niet gebonden is aan een specifieke kennishouder, maar systematisch wordt geborgd.

Met goed contractmanagement kom je dus verder, je bereikt het overzicht om te kunnen sturen. Dus wil je sturen in het sociaal domein, dan is voor goed contractmanagement een contractmanagementsysteem essentieel.

Bij YouBasics geloven wij in de kracht van goed contractmanagement. Wij hebben hier scherpe inhoudelijke ideeën over en helpen je hier graag verder mee. Sterker nog, ben jij op zoek naar een contractmanagementsysteem voor het sociaal domein? Wij hebben voor jou de oplossing. Meer weten? Neem dan contact met ons op!