Verlengstuk van het “why” van je bedrijf

Een contract kan je in heel veel gevallen zien als een verlengstuk van het  ‘Why’ van je bedrijf. Om je ‘Why’ (of ook wel: wat is jouw unieke toegevoegde waarde op deze wereld) volledig tot uitvoer te brengen heb je hulp van anderen nodig. Deze hulp kun je in een contract gieten. Loopt een contract niet, dan is een gedeelte van je ‘Why’ onderbelicht of komt niet volledig tot uitvoer. in één van mijn eerste banen waar ik te maken had met veel verschillende contracten was er nauwelijks oog voor deze contracten. Als inkoper/ contractmanager leek ik wel de enige die zich enigszins bekommerde om de inhoud en samenwerking. Dit mocht anders. Op dat moment kwam de contractmanagementdag van CM Partners op mijn pad waardoor ik in aanraking kwam met CATS CM.

CATS CM bleek voor mij de vertaling in ‘theorie’ van hetgeen ik in de praktijk zag dat organisaties nodig hebben. Ineens zag ik dat de rollen niet duidelijk gedefinieerd waren. Dit zorgde voor verantwoordelijkheden bij mensen waar deze  niet hoorden, waardoor bijvoorbeeld besluitvorming rondom een contractverlenging of vernieuwing onnodig vertraagd werd. CATS CM biedt in zo’n  situatie een hele mooie leidraad over de rollen die er rondom een contract zijn en welke verantwoordelijkheden bij iedere rol horen. Dit heeft  heel wat ergernis, tijd en geld bespaard Juist de eenvoud en logica van deze methode maakt deze voor de gebruiker zeer krachtig en laagdrempelig.

CATS CM als onderlegger

Ook voor mij. Zo  kreeg ik tijdens een van mijn opdrachten te maken met een contract waarvan de dienstverlening stroef liep. Ik merkte dat er gelijk naar de opdrachtnemer werd gewezen als mogelijke oorzaak. Op zo’n moment ga ik eerst op onderzoek. CATS CM is dan mijn onderlegger. Vaak heb ik, op basis van mijn intuïtie, al heel snel een gevoel waar de schoen wringt. Maar alsnog breng ik alle factoren rondom het contract in beeld door het stellen van heel veel vragen. Zo combineer ik gevoel en kennis en dat vormt voor mij de basis voor het opstellen van een actieplan om het contract ‘werkbaar’ te krijgen. Zo waren er bij het genoemde contract onduidelijkheden rondom rollen en bevoegdheden en dat had invloed op heel veel andere facetten. Er waren bijvoorbeeld veel mensen betrokken bij de financiële afhandeling van het contract, maar niemand voelde zich echt verantwoordelijk. Het gevolg was dat het budget fors werd overschreden. Heel veel oorzaken van deze problemen bleken te liggen in het voortraject, het proces voorafgaand aan de totstandkoming van het contract. Met dat in mijn achterhoofd kon ik de acties vanuit het actieplan nog beter laten aansluiten op de situatie en zo ook mensen gemakkelijker daarin meenemen. CATS CM zorgde  voor mij uiteindelijk voor een helder inzicht bij de start van deze opdracht en een duidelijke focus op welk gebied de optimalisaties plaats zouden moeten vinden en welke reguliere werkzaamheden gedaan moesten worden. Denk aan factuurcontrole, managementinformatie, gesprekken met de opdrachtnemer, gesprekken met de contracteigenaar etc.

CATS CM is een mooie methodiek voor een optimale bedrijfsvoering. Tevreden medewerkers, klanten en zo min mogelijk geld verspilling. Dit vind ik vooral in sectoren waar we te maken hebben met gemeenschapsgeld (geld van onze belastingbetaler) ontzettend belangrijk. Bij een inkooptraject is vaak enorm veel aandacht voor dit gemeenschapsgeld, maar in de fase na de totstandkoming van het contract is echt nog wel wat te winnen. Ook dan hebben we nog steeds te maken met gemeenschapsgeld. Voor het contract zelf, maar ook ‘achter de schermen’. Het salaris van de ambtenaar wordt immers ook uit gemeenschapsgeld betaald.

Ideaal voor het sociaal domein

Mijn ultieme droom is dat iedere organisatie in de non-profit sector weet van het bestaan van CATS CM en op die manier een weloverwogen keuze kan maken om de methodiek wel of niet te omarmen. Dat is één van de redenen waarom ik voor YouBasics als werkgever heb gekozen, omdat zij onderweg zijn om het kennishuis voor contractmanagement in het sociaal domein te worden. En daarbij CATS CM volledig omarmen.

Onze contractmanagers helpen jouw organisatie heel graag met het opzetten, onderhouden of professionaliseren van contractmanagement. Contractmanagement en CATS CM is namelijk geen trucje, maar vraagt een weloverwogen keuze, volledige commitment en de juiste kennis en kunde!