De wereld verandert. Klimaatverandering, biodiversiteitsverlies en sociale ongelijkheid; de verandering naar een meer duurzame samenleving vraagt van organisaties om een nieuwe manier van denken. Ondernemingen pakken steeds meer hun maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Voor een gemeente is het geen luxe, maar noodzakelijk om stelling te nemen in de transitie naar een duurzame wereld. Dit is niet alleen een essentiële pijler van goed bestuur en gemeenschapsontwikkeling. Net zo belangrijk is dat de veranderende maatschappij verwacht dat de gemeente haar rol pakt in het werken aan een brede welvaart voor iedereen.

Wat motiveert organisaties om aan de slag te gaan met hun maatschappelijke verantwoordelijkheid?
Vanaf 2024 moeten bedrijven volgens de Europese richtlijn Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) rapporteren over hun duurzaamheid. De CSRD beschrijft duurzaamheidscriteria op drie gebieden: Environment, Social en Governance (ESG)1. Dit heeft grote effecten op organisaties, ook op de organisaties die hier niet direct onder vallen. Financiële instellingen en bedrijven verhogen als gevolg van de aangescherpte eisen voortdurend de lat voor rapportagestandaarden.

Voor gemeenten geldt de rapportageverplichting nog niet. Toch kan je ook als gemeente niet achterblijven; je activiteiten hebben invloed op mens, milieu en maatschappij. De VNG zegt hierover: De inzet van gemeenten is onmisbaar voor deze transitie naar een duurzame wereld en bij het werken aan brede welvaart voor iedereen.

Hoe kan een gemeente dit succesvol doen?
Winst denken maakt plaats voor impact denken. Verschillende gemeenten omarmden al met succes het impact denken, zo is te lezen in het boek: ‘Dealen met de Green Deal’ van Boekel, Joustra, Hofstede, Kuiper, De Lat en De Waard.

Maar hoe breng je dit als gemeente in de praktijk binnen je inkoop en contractmanagement? Welke kennis en kunde is hiervoor nodig? Wat zijn de gaps, risico’s en kansen? En welke stappen moeten gezet worden? Dat is voor veel gemeenten een uitdaging.

In dit artikel informeren en inspireren we gemeenten over hoe zij als voortrekker in deze verduurzaming hun rol kunnen nemen.

Stap 1: Begin positief; wat zijn de voordelen?
Gemeenten hebben als lokale overheid de verantwoordelijkheid om niet alleen te streven naar economische welvaart, maar ook naar sociale rechtvaardigheid, duurzame ontwikkeling en betrokkenheid van de gemeenschap. MVO Nederland 4 spoort als bedrijvennetwerk de overheid aan om duurzaam ondernemen de standaard te maken.

Naast het feit dat de wereld van gemeenten verwacht dat zij haar maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt in de verduurzaming, biedt het gemeenten de volgende voordelen:

• Een veerkrachtigere en inclusievere samenleving door sociale ongelijkheid te verminderen en de levenskwaliteit van alle burgers te verbeteren. Dit leidt ook tot een vermindering van de kosten binnen het sociaal domein.
• Stimulering van de lokale economie door duurzame groei en werkgelegenheid te bevorderen, wat op zijn beurt weer bijdraagt aan een grotere welvaart en sociale stabiliteit.
• Versterking van de reputatie en het imago van de gemeente als een voorloper op het gebied van duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid, wat kan leiden tot een grotere aantrekkingskracht op investeringen, talent en toerisme.

Stap 2: Analyseer de huidige contracten, gaps en stel een actieplan op.

• Analyseer eerst de huidige contracten en activiteiten. Maak de balans op. Welke duurzaamheidseisen zijn tijdens de inkoop gesteld en in hoeverre wordt in de uitvoering van de contracten voldaan aan deze duurzaamheidseisen? In de praktijk zien we vaak dat gemeenten tijdens de inkoop duurzaamheidseisen hebben opgenomen, die tijdens die uitvoering van het contract niet haalbaar blijken te zijn. Zo zien we bijvoorbeeld dat zorgaanbieders niet aan de gestelde SROI verplichting kunnen voldoen, omdat er simpelweg te weinig kandidaten beschikbaar zijn.

Een ander voorbeeld betreft de contractueel overeengekomen Zero Emissie-eis voor Doelgroepenvervoer. Een vervoerder wil hier graag aan voldoen, maar de laadinfrastructuur hiervoor ontbreekt.

• Identificeer gaps / risico’s en kansen. Zijn er duurzaamheidseisen in de inkoop gesteld die in de uitvoering van het contract niet haalbaar blijken? Welke risico’s loop je als opdrachtgever? Maar ook; welke kansen zijn er om meer impact te maken in de huidige contracten?
• Ontwikkel een actieplan. Stel een actieplan op om alsnog aan de duurzaamheidseisen in de huidige contracten te voldoen. Onderdeel hierbij zijn het verbeteren van interne processen, het verzamelen van data en het implementeren van passende KPI’s.

Stap 3. Durf stelling te nemen en bepaal een duurzaam inkoopbeleid.

• Bepaal vervolgens welke rol je als gemeente op je wil nemen in de verduurzaming. Willen we een volger zijn, een samenwerkingspartner of een inspirator? Dit hangt af van de context, middelen en prioriteiten. Besef hierbij dat het zoals in de inleiding beschreven, geen optie is om de verduurzamingstrend te negeren. De rol die een gemeente kiest, is bepalend voor de impact die zij kan maken op het milieu, de economie en het welzijn van haar inwoners.
• Vertaal je keuze vervolgens naar de missie, doelen, samenwerking, bedrijfsprocessen en resultaten. Wat is de impact van onze activiteiten? Welke ambitie zetten we neer? Hoe ziet onze verantwoordelijkheid eruit en hoe geven we hier invulling aan? Richt vervolgens je processen hier volledig op in.
• Formuleer een duurzaam inkoopbeleid voor de nieuwe contracten. Welke duurzaamheidscriteria formuleren we? Voor welke vorm van Social Return of duurzame inkoopcriteria kiezen we? Op welke wijze selecteren en evalueren we zorgaanbieders op basis van hun duurzaamheidsprestaties? Hoe moedigen we zorgaanbieders aan om te investeren in duurzame oplossingen en om transparant te zijn in hun rapportages? Welke eisen stellen we aan de samenwerking met (duurzame) zorgaanbieders?
• Betrek maatschappelijke organisaties en inwoners bij de ontwikkeling van een duurzaam inkoopbeleid. Dit helpt om draagvlak te creëren en ervoor te zorgen dat de strategie aansluit bij de behoeften en verwachtingen.
• Wees je bewust van de grotere verantwoordingsplicht, zowel juridisch als financieel. Stel vast welke data je nodig hebt om je missie en doelen te onderbouwen. Waarover ga je je verantwoorden? Zorg voor consistente data, en wees hier transparant en nauwgezet in. Dit draagt bij aan integriteit.

Stap 4. Stakeholdermanagement en korte ketens; betrokkenheid en transparantie.

• Identificeer je stakeholders. Op welke stakeholders willen we onze focus leggen? Welke stakeholderstrategie passen we toe? En hoe ziet onze verantwoordelijkheid t.o.v. deze stakeholders eruit? Zorg ervoor dat iedere stakeholder zich bewust is van de duurzame doelstellingen en zijn of haar rol in het bereiken hiervan.
• Werk als gemeente in deze verduurzamingsslag actief samen met zorgaanbieders. Er ligt een gezamenlijke opgave en samen kunnen zorgaanbieders en gemeente een positieve impact hebben op het milieu, de gezondheid en de kwaliteit van de zorg. Bovendien kunnen gemeenten door samen te werken meer impact realiseren.Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat partijen samen investeren in energie-efficiënte gebouwen, het verminderen van afval en het bevorderen van milieuvriendelijke behandelmethoden.
• Streef naar korte transparante ketens. Dit maakt het makkelijker om lokale samenwerking te bevorderen, een duurzame relatie op te bouwen met lokale zorgverleners, maatschappelijke organisaties en andere belanghebbenden. Ook verbetert dit de directe toegang tot zorg, waardoor de toegankelijkheid van zorg verbetert. Tenslotte heeft dit een positief effect op de lokale economie.
• Ondersteun duurzame zorginitiatieven. Gemeenten kunnen zorgaanbieders ondersteunen bij het implementeren van duurzame zorginitiatieven, bijvoorbeeld door subsidies te verstrekken voor het investeren in milieuvriendelijke innovaties binnen de zorg of het opleiden van personeel op het gebied van duurzaamheid.

Stap 5: Contractmanagement; meten, sturen en verbeteren
Om contractmanagement te waarborgen bij duurzame contracten adviseren we de volgende stappen:

• Zorg voor duidelijke doelstellingen: Zorg ervoor dat de duurzame doelstellingen duidelijk zijn omschreven in de inkoopprocedure en vervolgens in het contract. Dit geldt ook voor de verwachte resultaten en de Kritische Prestatie Indicatoren. Tenslotte is het belangrijk om duidelijke eisen aan het dashboard te stellen.
• Monitor en rapporteer. Handhaaf de tijdens de inkoop gemaakte afspraken ten aanzien van het dashboard, de rapportage en de KPI’s. Leg ook aan de zorgaanbieder uit dat deze afspraken gehandhaafd dienen te worden met oog op een eerlijk ‘level playing field’.|- Zorg voor positieve financiële prikkels: Maak contractuele afspraken die duurzaam gedrag aanmoedigen. Hierbij heeft het de voorkeur om positieve resultaten te belonen, omdat dit het gewenste gedrag aanmoedigt.
• Identificeer knelpunten en neem corrigerende maatregelen indien nodig.
• Leer en verbeter. Stimuleer een proces van continue verbetering door te leren van ervaringen, feedback te verzamelen van belanghebbenden en best practices te delen binnen en buiten de gemeente.

Afsluitende tips:

1. Presenteer een maatschappelijke jaarrekening met niet-financiële cijfers. Wat is de impact van onze activiteiten? Wees transparant; dit draagt bij aan het vertrouwen en de diepgang in de samenwerking met stakeholders.
2. Wees je bewust van de grotere verantwoordingsplicht, zowel juridisch als financieel. Zorg daarom voor consistente data en wees hier transparant en nauwgezet in. Dit draagt bij aan integriteit.
3. Zorg voor een actieve bijdrage aan de duurzame transitie. Er zijn diverse samenwerkingsinitiatieven, zoals VNG Global Goals en MVO Nederland. Dit biedt voordelen zoals kennisuitwisseling, samenwerking en schaalvoordelen.
4. Bereken bij elke nieuwe investering niet alleen de financiële waarde, maar ook de waarde voor het milieu en de maatschappij. Wat is het rendement voor het milieu en de maatschappij?

Tot slot
Het is dus noodzakelijk voor gemeenten om stelling te nemen in de transitie naar een duurzame wereld. Dit is niet alleen een essentiële pijler van goed bestuur en gemeenschapsontwikkeling. De veranderende maatschappij verwacht dat een gemeente haar rol pakt in het werken aan een brede welvaart voor iedereen.

Door samenwerking en gezamenlijke verantwoordelijkheid te nemen, kunnen gemeenten de weg effenen naar een betere toekomst voor iedereen.

Meer informatie?
Wil je aan de slag met het rapporteren van maatschappelijke impact? Wil je meer informatie over de kansen, valkuilen en het toevoegen van maatschappelijke waarde aan je organisatie? Of wil je weten wat wij hierin voor je kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact op met Anne Marije Schenkel via a.schenkel@youbasics.nl of tel. 06-51785774.

Bronnen
1 https://www.ser.nl/nl/thema/duurzaamheid/eu-duurzaamheidsrapportage
2 https://vng.nl/nieuws/een-duurzaam-coalitieakkoord-met-de-global-goals-als-kompas
3 Boekel e.a., Dealen met de Green Deal, Bussum, De Toekomst 2022
4 https://www.mvonederland.nl/