Collega Eric Dekkers vertelt over zijn werk namens YouBasics voor de gemeente Delft en de mogelijkheden die de contractmanagementmethode CATS CM® hem biedt om meerwaarde binnen deze opdracht aan te brengen.
Even voorstellen
Na ervaring opgedaan te hebben in de Forensische- en intensieve zorg en in de GGZ sector, ben ik sinds mei 2021 werkzaam bij YouBasics.
Vanuit YouBasics ben ik op dit moment werkzaam als senior inkoop- en contractadviseur bij de gemeente Delft. Ik ben betrokken bij het beheer van contracten rondom Wmo-begeleiding, budgetbeheer en de basisvoorziening Hulp bij het Huishouden. Daarnaast maak ik deel uit van het Contractteam H4. Binnen de gemeenten Delft, Rijswijk, Westland en Midden-Delfland (H4) wordt Wmo gezamenlijk ingekocht. De contracten lopen eind 2022 af. Daarom worden er op dit moment voorbereidingen getroffen voor een nieuwe inkoopprocedure. Vanaf 1 januari 2023 zal er gewerkt worden met deze nieuwe, werkbare contracten. Voor het inkooptraject vanaf 2023 heeft ook de gemeente Pijnacker-Nootdorp zich aangesloten, zodat vanaf dan wordt gesproken over de H5.
Kan je wat meer vertellen over jouw rol als inkoop-contractadviseur?
De verschillende contracten die worden afgesloten, worden beheerd door contractmanagers die in dienst zijn bij een van de gemeenten die deel uitmaken van het samenwerkingsverband. Er blijkt behoefte te zijn aan meer duidelijkheid over wie op welk moment waarvoor verantwoordelijk is.
Daarnaast is er behoefte aan meer overzicht en helderheid omtrent de contacten, zodat de juiste sturing geboden kan worden. In de eerste fase van het project zijn de inkoopstrategie, het inkoopmodel, de gewenste KPI’s, de in te kopen producten en de kwaliteitseisen vastgesteld.
In fase twee worden de inkoopdocumenten voorbereid, een kostprijsberekening uitgevoerd en werkinstructies opgesteld voor het uitvoeren van de af te sluiten contracten. Binnen het project houd ik me enerzijds bezig met het ontwerpen van een informatieknooppunt: Welke data is beschikbaar? Hoe brengen we deze data bij elkaar? Wie dient over welke informatie te kunnen beschikken en hoe zorgen weervoor dat dit technisch mogelijk is?
Wat neem je uit de CATS CM® methode mee?
Het andere deelproject waar ik deel van uitmaak, betreft het opstellen van werkinstructies voor contractmanagement. Door dit goed te omschrijven, zorgen we ervoor dat alle betrokkenen de contracten uiteindelijk kunnen beheren, zodat op een uniforme wijze gewerkt wordt en we de kwaliteit kunnen borgen.
Inmiddels heb ik mijn CATS CM® Foundation-certificaat behaald. Momenteel ben ik bezig met het mij verder eigen maken van de methode door de kennis die ik in de CATS CM® Practitioner-opleiding opgedaan heb, te vertalen naar de dagelijkse realiteit. Voor mij gaat het daarbij om het inzichtelijk maken van de rollen rondom een contract, zodat het duidelijk is wie waar wel (en waar niet) verantwoordelijk voor is. Maar ook: Welke communicatielijnen gevolgd moeten worden en op welk moment, zodat we de doelstellingen ook blijven behalen.
Hoe pas je de CATS CM® methode in de praktijk toe?
Aan de hand van contractmanagementscenario’s vanuit CATS CM® wordt duidelijk welk type contract wordt afgesloten en welke vorm van contractmanagement daarbij past. In het geval van de H5-regio betreft het in vrijwel alle gevallen een contract voor procesoutput, waarbij sprake is van het leveren van een bepaalde hoeveelheid diensten met een vooraf gespecificeerd resultaat niveau. Uitgaande van de basisscenario’s uit de methode (lees hier meer) is het voor dit type contract belangrijk te sturen op een aantal pijlers uit de methodiek: contractdoelstellingen, stakeholders, contractrelaties, risico’s, verplichtingen, financiën en contractbesturing. De contractkalender en het contractdossier dienen ter ondersteuning om te kunnen sturen op deze pijlers.
Het door CATS CM® opgesteld contractmanagementhandboek biedt handvatten hoe deze pijlers goed inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Ook biedt het handboek inzicht over hoe de pijlers vertaald kunnen worden naar een planning rondom het contract. Daarbij biedt het ook inzicht in de toegestane tijdslimiet voor de uit te voeren activiteiten.
Het uitrollen van de laatste fase
Binnen de H5 wordt CATS CM® (nog) niet als onderliggende methodiek gebruikt.Dat wil niet zeggen dat ik vanuit mijn nieuw verworven kennis niet (mede) kan zorgen voor een bruikbare instructie voor contractmanagement. Juist door het toepassen van CATS CM® kunnen we ervoor zorgen dat we geen belangrijke stappen over het hoofd zien maar ook dat we met elkaar ook dezelfde taal spreken, we met elkaar beter begrijpen wie waarvoor verantwoordelijk is en wat de in te regelen processtappen zijn.
Op die manier kan na deze tweede fase met een gerust hart gestart worden met de laatste fase: Het daadwerkelijk inkopen van zorg en het implementeren van de gemaakte afspraken, dit alles vanuit het steeds weer terug laten keren van de realisatie van doelstellingen. Mijn doel als inkoop- en contractadviseur is dat er een duidelijk kader ligt om mee verder te kunnen na mijn vertrek. Zo kunnen gemeenten en zorgaanbieders goede, duidelijke en stuurbare afspraken maken die ertoe bijdragen dat de inwoners van die gemeenten de best mogelijke zorg kunnen ontvangen.
En dat is uiteindelijk waarvoor we samen zo hard ons best aan het doen zijn; de best mogelijke zorg voor inwoners van gemeenten.
Nieuwsgierig geworden naar wat de training voor jou kan betekenen? Bekijk het hier