Actief zorg over het contractmanagementsysteem van YouBasics
Actief Zorg zet zich in voor mensen die huishoudelijke ondersteuning, verzorging, verpleging of begeleiding nodig hebben. Sinds 2020 maakt de organisatie actief gebruik van het contractmanagement systeem van YouBasics. Desirée Beerens is relatiemanager bij Actief Zorg en deelt haar ervaring met de tool. “Als relatiemanager ben ik het eerste aanspreekpunt voor gemeenten. Samen met mijn collega’s houd ik trends binnen de zorgsector in de gaten en zoeken we naar manieren om als organisatie zo goed mogelijk aan de wensen van onze klanten te kunnen voldoen. Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor het afsluiten van contracten en aanbestedingen.
Eerste hulp bij aanbestedingen
”Actief Zorg was op zoek naar een contractmanagementtool om contracten beveiligd bij elkaar op te kunnen slaan en meer overzicht te creëren. De contracten stonden op een interne harde schijf, maar de beveiliging hiervan was niet optimaal. Tijdens de zoektocht naar een geschikt alternatief, kwamen we terecht bij YouBasics. Deze contractmanagementtool is gericht op de zorg en alle belangrijke informatie omtrent contracten is direct beschikbaar en toegankelijk. In één overzicht zie ik gemeenten, plaatsen, de contractduur en de bijbehorende kwaliteitseisen.”
Enorme hoeveelheid contracten vraagt om structuur
“We hebben samenwerkingsverbanden met ongeveer 80 gemeenten. Daaronder hangen diverse contracten. In sommige gevallen vallen er meerdere gemeenten onder een samenwerkingsverband en hebben zij een gezamenlijk contract. Het sociaal domein is wat dat betreft erg complex; het bestaat uit veel unieke eisen. Met zoveel partijen en uitgebreide contracten is het van belang dat we een duidelijk en eenvoudig overzicht hebben van al deze gegevens.”
“Wij zien YouBasics niet als een systeemleverancier. Doordat ze inhoudelijk zo sterk is op het gebied van contractmanagement in de zorg, zien we YouBasics echt als onze sparringspartner .”
Sterk door zijn eenvoud
“De tool van YouBasics is goed gestructureerd en handig in gebruik. Het is erg uitgebreid, maar het voelt compact. Met een paar klikken op de knop heb ik alle gewenste informatie over contracten: van contactgegevens en contractafspraken tot de tarieven en de gehele correspondentie. Dit scheelt erg veel tijd. Collega’s die geen rechten hebben om aanpassingen in het systeem te doen, kunnen als viewer de meeste gegevens eenvoudig inzien. Dit scheelt ons een hoop telefoontjes en uitzoekwerk. Als we tegen bepaalde zaken in het systeem aanlopen, denkt YouBasics met ons mee en probeert daar waar mogelijk een oplossing aan te dragen. YouBasics blijft functies ontwikkelen die aansluiten bij onze wensen en behoeften en daar zijn we als organisatie erg bij gebaat. We zijn nu bijvoorbeeld bezig met het testen van meldingen.”
Onze contractmanagementpartner voor de toekomst
“Wij zien YouBasics niet als een systeemleverancier. Doordat ze inhoudelijk zo sterk is op het gebied van contractmanagement in de zorg, zien we YouBasics echt als onze sparringspartner. We zijn erg blij met de tool en zouden deze zeker aanbevelen aan andere zorgaanbieders. YouBasics is echter meer dan alleen een handige tool. Zo zijn we momenteel aan het kijken hoe YouBasics onze interne medewerkers, die bijdragen aan hetschrijven van aanbestedingen, kan trainen. Het is een erg toegankelijke partij die openstaat voor feedback en goed meedenkt in oplossingen. Daarnaast is YouBasics ook een kenniscentrum voor de aanbestedingswereld. Daar zouden wij nog veel meer over willen leren.”