Een kijk op contractmanagement
Contractmanagement is in tegenstelling tot inkoop redelijk onbekend, terwijl het eigenlijk een verlengde van inkoop is. Met inkoop wordt de basis gelegd om organisatiedoelstellingen te realiseren en waar inkoop eindigt start contractmanagement.
Binnen organisaties wordt wel steeds meer aandacht besteed aan contractmanagement, maar vaak is het nog onvoldoende aanwezig en soms ontbreekt het volledig. Dit betekent dat in veel gevallen onvoldoende inzicht en overzicht is; contracten worden niet opgeslagen en raken zoek, informatie uit lopende contracten blijft onbenut, uitgaven zijn onduidelijk en doelstellingen worden niet behaald. Een gemiste kans voor organisaties, want stel je voor: een organisatie heeft een inkoopprocedure doorlopen; opdrachtnemers geselecteerd, afspraken gemaakt, tarieven afgesproken etc. Het contract wordt getekend en het inkoopproject is afgerond. Maar wat gebeurt er met het contract en de gemaakte afspraken? En tot wie kunnen opdrachtnemers zich wenden bij onduidelijkheid?
Het nut van contractmanagement
Contractmanagement zorgt dus voor het wederzijds nakomen van afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Ook zorgt contractmanagement ervoor dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer voldoen aan verplichtingen, zodat operationele en strategische doelstellingen behaald of bijgesteld kunnen worden.
Het doel van contractmanagement is inzicht in en overzicht over contracten hebben en houden, zodat organisaties grip krijgen op kosten, risico’s kunnen verlagen en contracten optimaal benut worden.
De eerste stap hierin is het beheren van contracten, dit houdt in; het vastleggen, beschikbaar stellen en up-to-date houden van afspraken en verplichtingen, zodat de juiste informatie gemakkelijk beschikbaar is en gedeeld kan worden. Dit is in principe de basis, als de juiste informatie niet beschikbaar is, wordt contractmanagement erg lastig en blijft het bij beheren terwijl contractmanagement meer is dan alleen beheren. Als de basis op orde is kun je met contractmanagement processen zo efficiënt mogelijk inrichten, gerichter sturen, kwaliteit verbeteren en bijdragen aan organisatie ontwikkelingen.
De taken van een contractmanager
Om een contractmanagementproces in te richten en uit te voeren heb je vaak een contractmanager nodig. Hoewel de contractmanager ook betrokken kan zijn bij het inkoopproces, begint het werk vaak pas na het tekenen van een contract. Zo is de contractmanager verantwoordelijk voor het borgen van gemaakte afspraken, uitvoeren van financiële checks en monitoren of contractdoelstellingen gehaald worden. Een van de belangrijkste taken van een contractmanager is de naleving van contracten bewaken. Maar dit is niet mogelijk als je niet weet wat er op de verschillende afdelingen speelt. Hoe ziet de begroting eruit? Met welke ontwikkeling is beleid bezig? Waar wordt tegenaan gelopen in de uitvoering? Dit zijn vragen die relevant zijn voor het werk van een contractmanager en waar een antwoord op dient te komen. Een contractmanager dient de spin in het web te zijn en de link tussen inkoop/de organisatie en opdrachtnemers. Meer dan eens blijkt dat de werkelijkheid afwijkt van dat wat in de contracten is afgesproken. Voor een contractmanager is het daarom ontzettend belangrijk om ontwikkelingen van interne organisatie te kennen en zichtbaar te zijn voor de opdrachtnemers. Een flexibele en verbindende houding is nodig om als contractmanager de benodigde informatie te verzamelen en inzicht te krijgen in de knelpunten van de contracten.
Contractmanagement in het sociaal domein
Verschillende contracten efficiënt, beheren, managen en borgen is veel voorkomend en contractmanagement komt voor in verschillende organisaties en sectoren, zo ook in het sociaal domein. Er wordt steeds meer aandacht besteed aan de knelpunten die binnen het sociaal domein ontstaan. Sinds de decentralisaties in 2015 zijn gemeenten en zorgaanbieders veel meer op elkaar aangewezen om ervoor te zorgen dat inwoners de zorg krijgen die zij nodig hebben. Om dit te bereiken wordt er steeds meer uitbesteed door zowel gemeenten als zorgorganisaties en dit leidt tot een toename in het aantal contracten die afgesloten worden.
Het sociaal domein is een complex werkveld, het omvat politiek, gemeenten, zorgorganisaties en burgers. Ieder heeft eigen doelen, belangen, ervaringen en percepties op wat goed, passend en nodig is. Tel daarbij op dat alles context afhankelijk is, want elke situatie is uniek en vraagt om andere afwegingen, en je hebt het uitdagende werkveld van het sociaal domein. Op het gebied van zorg, participatie, werk en jeugdhulp hebben gemeenten de verantwoordelijkheid om te zorgen dat de juiste hulpmiddelen beschikbaar zijn. Om de uitdagingen in goede banen te leiden en werkbaar te houden heeft het contractmanagement een prominentere rol gekregen. Dit is ook nodig, naast de toename van het aantal contracten, heeft het sociaal domein o.a. ook te maken met verschillende beleidsvelden, snel stijgende kosten, kwaliteitsproblemen en gebrek aan voldoende toezicht.
Het toepassen van contractmanagement zorgt ervoor dat relevante informatie inzichtelijk is; bieden we het juiste aan, worden doelstellingen gehaald, worden de contracten voldoende gebruikt, welke risico’s zijn er en doen we wat we moeten en willen doen? Het leidt er niet toe dat alle problemen in een keer opgelost worden, maar het zorgt er wel voor dat keuzes worden gemaakt en prioriteiten worden gesteld o.b.v. onderbouwde en relevante informatie. Het is een proces, dat geleidelijk aan leidt tot vooruitgang en duurzame verandering.
Benieuwd naar wat YouBasics voor jouw organisatie kan betekenen? Lees hier meer